咖啡店、餐飲店、企業採購、代理通路都能建檔，保留報價、銷貨、月結與收款紀錄。
產品重點
這套系統適合咖啡經銷商，把批發客戶、供應商、商品、銷貨、收付款與單據集中在同一套後台。
從報價、轉銷貨、出貨、列印到月結應收，用同一筆資料往下走，減少重複輸入。
應收、收款、應付、付款集中查詢，老闆與會計能更快掌握還沒收、還沒付的款項。
範例操作功能
以下用目前商流通系統已有的核心流程做展示。這裡是範例資料，只在本頁切換畫面，不會寫入正式資料。
先查客戶，再看月結應收
業務或會計輸入客戶名稱，就能看到聯絡資料、付款條件、交易紀錄與未收款。
1
搜尋客戶
輸入名稱、電話、統編或客戶代號。
2
查看交易
確認最近報價、銷貨與尚未收款。
3
接續作業
可往下建立報價、銷貨或收款紀錄。
客戶好豆企業採購
付款條件月結 30 天
最近銷貨2026-06-28
尚未收款68,250
下一步開報價、查銷貨明細，或直接做收款銷帳。
新增報價查看應收列印對帳
建立報價，成交後轉銷貨
同一筆資料可從報價接到銷貨，減少重新輸入品項、數量、單價與稅額。
1
選客戶與商品
套用客戶售價或手動輸入單價。
2
檢查金額
系統顯示小計、稅額、合計與成本提醒。
3
轉銷貨
成交後轉成銷貨單，後續可列印或收款。
客戶好豆企業採購
商品巴西配方豆 1kg
數量120 包
單價420
合計小計 50,400 + 稅額 2,520 = 52,920
儲存報價轉銷貨下載回覆檔
採購進貨後更新成本
採購人員可建立供應商、採購單與進貨明細，並保留付款狀態與成本紀錄。
1
選供應商
建立咖啡豆、包材或商品的採購資料。
2
入進貨明細
記錄數量、單價、稅額與進貨成本。
3
追付款
確認未付、部分付或已付，方便會計對帳。
供應商南美咖啡供應
品項巴西生豆 30kg
數量8 袋
付款狀態部分付款
成本進貨金額 96,000，已付 50,000，待付 46,000
建立進貨同步成本付款銷帳
月結收款與付款銷帳
會計可從未收未付清單進入，做部分收款、全額收款、付款與備註。
1
查未收款
依客戶、月份或單號找到待收項目。
2
輸入收款
可記錄匯款、現金、部分收款與備註。
3
保留紀錄
收付款後可追蹤發票、對帳與異常。
銷貨單SA-260630-001
應收金額52,920
本次收款30,000
剩餘未收22,920
結果狀態變成部分收款，餘額留在客戶應收清單。
儲存收款上傳發票照片列印對帳
銷貨單、PDF 與表格匯出
常用單據可以列印或下載，適合出貨、對帳、內部留存與客戶確認。
1
選單據
從報價、銷貨或採購資料進入列印。
2
確認內容
檢查客戶、品項、金額、稅額與備註。
3
輸出文件
可列印、下載 PDF，或匯出表格給內部對帳。
單號SA-260630-001
客戶好豆企業採購
品項巴西配方豆 1kg
總計52,920
輸出銷貨單、報價回覆檔、採購表格與對帳資料可依需求調整格式。
列印銷貨單下載 PDF匯出 Excel
操作範例對應目前已有的客戶、產品、廠商、報價、銷貨、採購、收付款、發票與列印核心功能；正式導入時會改用客戶自己的品項、單據格式與權限。
建客戶
報價
轉銷貨
月結收款
列印對帳
主要功能
從供應商進貨、批發銷貨到月結收款，先把咖啡經銷商日常會用到的後台流程做完整。
- 咖啡店、餐飲店、企業採購、代理通路
- 客戶別售價、付款條件、發票資料
- 交易紀錄與應收追蹤
- 咖啡豆、濾掛、禮盒、器具、包材
- 批號、效期、來源、成本、停用
- 公斤、克、包、盒、箱的單位轉換
- 供應商報價、採購單、進貨單
- 進貨成本、稅額、付款狀態
- 成本回寫與異常提示
- 入庫、出庫、調整、盤點
- 批次效期與先進先出提醒
- 分裝、組合包或促銷包可依現場流程設定
- 報價、銷貨、出貨、退換貨紀錄
- 批發出貨、門市補貨、企業禮盒
- 銷貨單、出貨單、PDF 或列印
- 應收、收款銷帳、應付、付款銷帳
- 發票、取消、作廢、重開依權限控管
- 月結、客戶交易與產品銷售報表
咖啡經銷商常見情境
如果目前靠 Excel、紙本或多套工具管理批發客戶、進貨、出貨與月結，這套系統可以先把日常作業集中起來。
| 使用情境 | 常見問題 | 系統能幫什麼 |
|---|---|---|
| 批發客戶報價 | 不同客戶售價、折扣與付款條件容易混在一起 | 用客戶資料、報價紀錄與銷貨紀錄集中管理 |
| 供應商進貨 | 商品、批次、成本與付款狀態散在不同表格 | 集中管理廠商、採購、進貨、成本與付款 |
| 批發出貨 | 出貨後沒有即時留下銷貨與庫存紀錄 | 報價可轉銷貨，銷貨可列印單據並追收款 |
| 月結與收付款 | 未收款、部分收款、欠款與發票狀態追蹤花時間 | 應收應付集中查詢，保留收付款紀錄 |
導入方式
先用經銷商的一條完整流程跑通，再依客戶營運方式調整欄位、單據與報表。
STEP 1
作業訪談
了解目前如何報價、進貨、出貨、月結、收付款與列印單據。
- 商品分類、客戶價格與庫存單位表
- 單據流程圖
- 現有 Excel 或舊系統欄位清單
STEP 2
建立可用版本
先讓一條完整流程跑通：客戶、報價、銷貨、收款、列印。
- 客戶 / 廠商 / 商品主檔
- 報價轉銷貨與採購進貨
- 應收應付與基本報表
STEP 3
補齊管理規則
把價格、成本、權限、發票與收付款規則補完整。
- 客戶價格與月結規則
- 成本與毛利核對
- 敏感操作權限與稽核紀錄
STEP 4
上線與教育訓練
用範例資料與正式資料操作，確認人員會用、單據可印、資料可備份。
- 教育訓練與操作手冊
- 備份還原演練
- 上線後問題回收清單
交付保障
不是只交一個畫面，而是確認庫存、金額、收付款、列印與備份都能被檢查。
上線前會確認
- 能建立供應商、客戶、商品與批次資料。
- 能建立報價，並在成交後轉成銷貨資料。
- 能從採購進貨追蹤成本與付款狀態。
- 能建立銷貨資料，追蹤應收並列印單據。
- 能追蹤應收、收款、應付、付款狀態。
- 能查客戶交易、產品銷售、月結與異常清單。
- 備份、還原、權限與測試列印都有紀錄。
導入前會先問清楚
這些問題先確認，系統才會符合現場作業，不會做完才發現不合用。
不同批發客戶若有不同售價、折扣或促銷價，需要先定清楚。
月結日、付款天數、部分收款、折讓與欠款追蹤要先講清楚。
公斤、包、盒、箱、組合包若沒有標準換算，庫存與報價會很快失真。
若舊 Excel 或舊系統商品名稱不一致，導入前要先清資料。
出貨單、標籤、月結單、發票或客戶指定格式，會影響導入成本。
誰能改單價、作廢發票、修改已收款單據，需要在上線前設定。
想了解產品，下一步
建議先安排一次產品說明，把目前流程、資料量與必做功能對齊，再提供導入建議與報價。
| 請先準備 | 用途 | 建議做法 |
|---|---|---|
| 目前商品清單 | 確認咖啡豆、濾掛、禮盒、器具與包材如何分類 | 提供 Excel 或截圖即可 |
| 客戶與價格資料 | 確認批發客戶、價格等級、付款條件與發票資料 | 提供客戶清單或範例即可 |
| 目前作業方式 | 了解現在用 Excel、舊系統還是紙本處理報價與月結 | 用 30-60 分鐘訪談確認 |
| 最常用單據 | 確認出貨單、月結單、標籤或報表格式 | 提供現有範本或照片 |
| 使用人數與位置 | 判斷要內網、代管或混合部署 | 說明門市、倉庫、會計使用情境 |
| 希望先解決的痛點 | 讓第一版聚焦，不把預算花在不急的功能 | 列 3 個最想改善的問題 |